Google Workspace les partages Shared Drives
Depuis ses débuts, la solution #GoogleWorkspace ne cesse d’évoluer et de proposer des outils de productivité dédiés à la collaboration. Plus qu’une simple solution de stockage et d’organisation de fichiers, #GoogleDrive offre depuis bientôt 10 ans un service permettant de travailler facilement et efficacement en collaboration et en temps réel.
Les Drives Partagés (#SharedDrives) ont quant à eux été ajoutés à la solution en 2017. Initialement dédiés pour les utilisateurs d’une même console Google, la solution à très vite évoluée pour permettre de répondre aux nouvelles attentes des entreprises et aux demandes d’évolution.
Aujourd’hui ces espaces partagés permettent aux équipes de travailler sur une structure commune et identique pour tous, ils peuvent être également partagés et accessibles à des utilisateurs externes au domaine et en dehors de votre organisation.
Toutes ces opportunités ouvertes par la collaboration et le partage apportent souvent avec elles leurs lots d’interrogations et de questions sur la sécurité d’accès des données de l’entreprise et sur la #confidentialités des documents
La solution avec le Customer Success Services
C’est dans ce cadre et afin de vous aider à répondre à ces questions que nous avons décidé au CSS de développer une application d’audit de l’ensemble des partages et paramètres des Shared Drives et à simplifier l’analyse de ces environnements.
Vous permettant ainsi de pouvoir rapidement identifier les Shared Drives à risques, leurs configurations et leurs membres et ainsi mieux #controler et #limiter l’audience des documents d’entreprises
Shared Drive Audit By DGC
L’application alterne automatiquement entre deux modes de fonctionnements
Si vous êtes connecté en tant qu’utilisateur
Elle liste et exporte les espaces partagés auxquels vous avez accès en tant qu’utilisateur
Si vous êtes connecté sur un compte administrateur de votre console Workspace
Elle liste et exporte tous les Shared Drive du domaine Google Workspace
Cliquez simplement sur le bouton “Scan Shared Drive Permissions”, autorisez l’application sur votre compte puis laissez vous guider.
Une fois l’analyse terminée les données sont automatiquement exportées sur une spreadsheet dans votre MyDrive et directement accessible via le bouton “Open Results”
Aller plus loin : Analyse des résultats
Sur les différentes informations exportées, nous vous invitons à particulièrement observer :
- Les espaces partagés contenant des informations confidentielles ou à valeur ajoutée, nous vous recommandons de vérifier les paramètres liés aux autorisations de “Copie / téléchargement / impression”, et de bloquer cette option si nécessaire (Changer ‘copyRequiresWriterPermission’ pour ‘true’)
- Pour les Shared Drives ne devant pas être partagés à des utilisateurs en dehors de votre entreprise mais actuellement ouvert à l’externe de votre domaine, changer le paramètre dédié (domainUsersOnly=False, à changer pour TRUE)
- Pour les espaces contenant des informations pour une audience très limitée et déjà identifiée vérifier et si nécessaire changer le paramètre lié à cette restriction de partage sur le Shared Drive (DriveMembersOnly=false, à changer pour ‘true’)
NB : Pensez qu’il est effectivement possible en tant qu’administrateur de modifier les paramètres des Shared Drives de votre console : https://support.google.com/a/answer/7662202#zippy=%2Crestrict-access-for-an-existing-shared-drive
Enfin, pensez que cet audit et cette analyse peuvent également être un premier pas vers l’implémentation et la mise en place d’une convention de nommage pour vos espaces.
Conclusion
Au Customer Success Services nous travaillons à l’accompagnement des entreprises dans l’amélioration et l’optimisation des usages fait des solutions Google.
Si vous souhaitez plus d’informations ou échanger sur vos projets nous vous invitons à nous contacter via le formulaire, nous ferons un plaisir de vous recontacter pour en discuter et étudier ensemble des possibilités
N’hésitez pas à également partager cet article et l’accès à cette application à vos collaborateurs et cercles d’administrateurs
https://app.ez34.net/shared-drive-audit/
Authors
Arié LANCRY
Customer Success Services Delivery Manager
