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Les automatisations Smartsheet

Un article rédigé par Corentin Dal Farra

Smartsheet est un outil de gestion collaborative du travail et des projets. A ce titre, il est important pour l’utilisateur de pouvoir se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et de s’impliquer dans les prises de décisions. Par conséquent, il est indispensable de pouvoir automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée, répétitives et chronophages. Smartsheet propose de solutionner cette problématique en utilisant les automatisations. Ces dernières sont des flux de travail automatisés qui permettent par exemple d’envoyer un rappel automatiquement ou bien de remplacer une valeur dans une cellule en fonction de certaines conditions, afin de gagner du temps et de la productivité. Autrement dit vous pourrez, grâce aux automatisations, dématérialiser et automatiser des processus entiers. 

 

Que vous ayez déjà utilisé les automatisations Smartsheet ou bien que ce soit la première fois que vous découvrez cette fonctionnalité, vous retrouverez ci-après un tour d’horizon des différents flux de travail qui existent et qui peuvent faciliter votre quotidien.

 

Qu’est ce qu’un flux de travail Smartsheet ?

Les flux de travail permettent d’automatiser des actions dès lors qu’une ou plusieurs conditions sont déclenchées. Par défaut, un flux de travail contient toujours 3 éléments clés :

  • Un déclencheur : il s’agit de renseigner ici la façon dont doit être déclenchée l’automatisation (par exemple lors de l’ajout et/ou de modification de ligne), mais aussi à quelle fréquence cette automatisation doit se déclencher (immédiatement, toutes les heures, tous les jours).

 

  • Une / plusieurs conditions : il s’agit de choisir les conditions qui sont utilisées pour filtrer les lignes qui doivent être impliquées dans le flux de travail (par exemple ne sélectionner que des lignes attribuées à une personne ou dont une case est cochée).

 

  • Des actions : il s’agit de définir le type d’automatisation (alerte, approbation, demande, etc.) que vous souhaitez mettre en place par rapport au déclencheur et aux conditions précédemment configurées. Nous allons décrire ensemble tous les types d’automatisations ci-dessous.

 

Remarque : il est important de noter qu’il existe une notion de chemin dans les flux de travail Smartsheet : cela permet par exemple d’avoir plusieurs résultats et donc réaliser des actions différentes en fonction de la condition donnée.

L’interface des flux de travail permet aussi de “combiner” plusieurs automatisations entre elles, de sorte à créer des flux de travail spécifiques et puissants : par exemple on peut très bien créer une automatisation d’actualisation pour demander à un client de saisir une donnée dans un premier temps, puis ajouter ensuite une automatisation de notification qui alerte le responsable lors de l’actualisation dans un second temps.  

 

Automatisations Smartsheet 1   Automatisations Smartsheet 2

 

Il est important de noter également que la puissance du flux de travail se traduit par sa capacité à être assemblé avec d’autres flux de travail, afin de créer un flux de travail puissant et répondant à des besoins très spécifiques : par exemple envoyer une approbation, suivi d’une notification et d’un changement de valeur dans une cellule, le tout dans une seule automatisation.

 

 

Quels sont les différents flux de travail qu’il est possible de configurer ?

Alerter quelqu’un : ce flux de travail permet d’envoyer une notification (par mail et/ou via le centre de notifications Smartsheet) selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire. Il est possible de notifier une personne spécifique, définie dans une colonne de la feuille Smartsheet, ou bien l’ensemble des personnes ayant accès à la feuille.
Exemple : alerter la personne qui est assignée à la tâche lorsque la date de fin de la tâche est dépassée et que la tâche n’est pas terminée.

 

Remarque : il est également possible de notifier les personnes directement sur Slack ou Teams en configurant une intégration entre les deux outils.

 

Définir un rappel : ce flux de travail permet d’envoyer un rappel à une date fixée (par mail et/ou via le centre de notifications Smartsheet) selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire.
Exemple : recevoir une alerte à J-2 quand on approche de la date butoir pour finaliser une tâche non terminée.

Affecter des personnes : ce flux de travail permet d’assigner une ligne de la feuille Smartsheet à une ou plusieurs personnes selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire.
Exemple : affecter une tâche à une personne de l’équipe Marketing car la tâche a été identifiée comme étant une tâche Marketing.

 

Changer la valeur d’une cellule : ce flux de travail permet de modifier le contenu d’une cellule et de le remplacer par une autre valeur selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire.
Exemple : lorsqu’une tâche est affectée à une certaine personne, modifier le contenu d’une autre colonne en relation avec cette mise à jour.

 

Enregistrer une date : ce flux de travail permet d’enregistrer une date dans une colonne selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire.
Exemple : pouvoir enregistrer la date à laquelle une tâche est passée au statut terminé.

 

Effacer la valeur d’une cellule : ce flux de travail permet de supprimer le contenu d’une cellule selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire.
Exemple : lorsqu’une tâche est passée au statut terminé, supprimer le contenu des actions à venir.

 

Demander une actualisation : ce flux de travail permet d’envoyer une notification (par mail ou via le centre de notifications Smartsheet) à une ou plusieurs personnes pour remplir le contenu de certaines lignes selon le déclencheur et les conditions configurées. Cela permet également de ne pas avoir à partager l’ensemble de la feuille aux personnes qui doivent faire les mises à jour.
Exemple : envoyer une demande d’actualisation des colonnes de dates et d’avancement à un prestataire externe uniquement sur les lignes de la feuille Smartsheet qui le concerne.

 

Demander une approbation : ce flux de travail permet de demander à une personne son approbation sur le contenu d’une ligne selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire. La personne peut soit approuver, soit refuser l’approbation et par conséquent notifier en retour le demandeur.
Exemple : demander à une personne son approbation sur la pièce jointe et sur les dates saisies pour une ligne donnée de la feuille Smartsheet.

 

Déplacer/copier les lignes : ce flux de travail permet de déplacer ou copier le contenu d’une ou plusieurs lignes vers une autre feuille Smartsheet selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire.
Exemple : lorsqu’une tâche est passée au statut terminé, déplacer la ligne de la feuille active pour la stocker dans une feuille d’archive.

 

Verrouiller/déverrouiller les lignes : ce flux de travail permet de verrouiller ou déverrouiller le contenu d’une ou plusieurs lignes de la feuille Smartsheet selon un déclencheur et une ou plusieurs conditions si nécessaire.
Exemple : lorsqu’une tâche est passée au statut terminé, verrouiller la ligne de la feuille pour empêcher que des personnes puissent faire de nouvelles modifications sur cette ligne.

 

En complément de ces automations, voici quelques bonnes pratiques lors de la création d’un flux de travail Smartsheet :

 

  • Saisir un nom pour le flux de travail : choisir un nom simple et facile à retenir, cela est très pratique lorsque vous configurez beaucoup de flux de travail différents sur la même feuille cela vous aide à vous retrouver facilement.

 

  • Pensez à enregistrer chaque modification sur votre automatisation pour ne pas perdre votre travail en cours.

 

  • Une feuille peut inclure jusqu’à maximum 150 flux de travail.

 

  • Chaque automatisation peut avoir jusqu’à 100 blocs (déclencheurs, conditions ou actions).

 

En conclusion, les flux de travail Smartsheet ont pour but de faciliter votre quotidien et surtout l’utilisation de Smartsheet en vous concentrant sur les tâches qui importent vraiment pour vous ! En tant que partenaire Platinum de Smartsheet, Devoteam G Cloud accompagne ses clients dans l’implémentation de Smartsheet. Nous pouvons donc vous aider à configurer et mettre en place les automatisations Smartsheet. 

 

N’hésitez pas à nous contacter ici si vous avez des questions.