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L’impact de Smartsheet et ses bénéfices sur votre organisation

Article rédigé par Kavi Lollchand et Corentin Dal Farra. 

Le cabinet indépendant Forrester a mené une étude (The Total Economic Impact of Smartsheet, Janvier 2022) pour mesurer l’impact global de Smartsheet sur 3 ans en étudiant un panel d’entreprises utilisant Smartsheet. Il en ressort des résultats quantitatifs et qualitatifs. Nous allons vous les résumer et vous partager notre analyse. Vous pouvez également consulter l’étude dans son intégralité via ce lien.

Pour mieux appréhender les bénéfices de Smartsheet qui ressortent de l’étude de Forrester, il est utile de connaître d’abord les défis et les problématiques que rencontraient les entreprises du panel avant l’implémentation de Smartsheet. En effet, avant l’implémentation de Smartsheet, les entreprises du panel n’avaient pas de solution de gestion du travail collaboratif et s’appuyaient sur une gestion manuelle via des tableurs ou directement sur papier à travers différents outils et équipes.

  • Pas d’harmonisation des processus de travail et des méthodes projets : les projets étaient souvent suivis via des tableurs / feuilles de calcul ou des outils vieillissants. Cela empêchait d’industrialiser les processus et les uniformiser
  • Manque de visibilité et de transparence de l’information. En cloisonnant l’information dans différents outils ou feuilles de calculs, il devient difficile d’établir un reporting et une planification à jour et précis.
  • Besoin de mieux utiliser les ressources. Avant Smartsheet il n’y avait pas de vision claire de la disponibilité des équipes, ce qui menait souvent à une surallocation des collaborateurs et une difficulté à comprendre la bande passante de ces derniers. 

A la suite de l’implémentation de Smartsheet, les organisations interrogées par Forrester ont constaté des bénéfices quantitatifs et qualitatifs. Nous vous présentons quelques exemples de cette étude : 

  • 80% de gain de temps dans l’initialisation des projets/portefeuilles/programmes
  • Réduction de 75% des e-mails de suivi 
  • 50% de gain de temps dans la vérification de l’avancement et du pilotage du projet. Ce temps étant désormais utilisé pour des tâches critiques ou à plus forte valeur ajoutée sur les projets.
  • Une meilleure utilisation des ressources permettant d’économiser plus de 40h par collaborateur par année.
  • 75% de temps gagné grâce au reporting en temps réel et automatisé en comparaison à la création de ces reporting manuellement 
  • 80% de gain de temps dans la planification et l’organisation du staffing des projets
  • Une réduction du coût lié aux licences de logiciels car Smartsheet permet de visualiser et éditer des informations clés sans avoir à payer de licence (cf. article de Smartsheet sur les utilisateurs gratuits).
  • Automatisation des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée via les flux de travail automatisés, ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches essentielles. Ainsi les collaborateurs sont davantage concentrés sur la réalisation du projet plutôt que sur la mise à jour des documents et reportings projets. 
  • Une meilleure visibilité sur le travail des équipes.
  • Une réduction du temps de développement : Smartsheet étant une solution low-code/no code, les utilisateurs peuvent créer des nouveaux éléments et améliorer continuellement leurs solutions de manière simple et rapide.
  • Pour les 9 organisations examinées, Forrester a calculé un retour sur investissement de 680% ; une valeur actuelle des gains de 18,73 millions de dollars ; une valeur actuelle nette de 16,33 millions de dollars ; un temps de retour de moins de 6 mois.

En complément de ces chiffres, les entreprises du panel ont constaté des résultats qualitatifs : 

  • Augmentation de la satisfaction client : une meilleure expérience client grâce aux rapports et aux formulaires, et une visibilité des clients sur l’avancement des projets en temps réel.
  • Augmentation de la satisfaction des employés : moins d’emails, de tâches répétitives, de temps passé à alerter les personnes sur le projet graĉe aux automatisations. Ce temps gagné a permis aux collaborateurs d’apporter plus de valeur ajoutée aux projets
  • Amélioration du time to market (temps de mise sur le marché) graĉe aux gains de temps listés dans le point ci-dessus
  • Amélioration du processus de décision : Smartsheet offre des niveaux de visibilité qui n’existaient pas auparavant, permettant ainsi aux décideurs d’avoir un vision d’ensemble. Les décisions sont donc prises plus rapidement et sur la base de meilleures informations.

En tant qu’expert dans l’implémentation et l’utilisation de Smartsheet, nous avons aussi remarqué d’autres avantages liés à Smartsheet, en voici une liste non exhaustive :

  • Une plateforme “versatile” qui permet de répondre à de nombreux cas d’usages différents. Cette agilité à répondre à des besoins métiers peut éviter l’acquisition de logiciels supplémentaires.
  • En digitalisation des processus de travail en s’équipant de plateforme telles que Smartsheet, les organisations améliorent leur marque employeur
  • Une solution scalable : Smartsheet est suffisamment simple et souple pour s’adapter à des besoins simples (ex : suivi des tâches) comme avancés (ex : gestion et industrialisation d’un portefeuille de projets). Vous disposez ainsi d’une plateforme avec laquelle vous pourrez évoluer sur le long terme notamment grâce à son degré de personnalisation et ses applications premium (Calendar App, Data Shuttle, Dynamic View, Control Center, etc.). Aussi Smartsheet est assez robuste pour vous accompagner dans la montée en charge de vos équipes ou en volume. 

En conclusion, cette étude délivre des résultats qui correspondent à ce que nous pouvons observer chez les organisations que nous accompagnons. Ces résultats peuvent également vous aider à mieux mesurer le retour sur investissement de Smartsheet dans votre entreprise ou organisation, que ce soit au sein de votre équipe ou d’un autre département. Être accompagné par un partenaire Platinum tel que Devoteam G Cloud vous aidera à personnaliser au mieux Smartsheet à vos besoins afin de maximiser les bénéfices liés à cette plateforme.