Acoem, leader mondial des solutions de surveillance environnementale, a souhaité réaliser un diagnostic complet de son Google Drive. En vue : une analyse fine et complète de son système de stockage et de partage de fichiers pour optimisation. Devoteam G Cloud a mobilisé toute son expertise du sujet pour répondre aux challenges qui se sont posés à son client. Une success story en trois temps.
Le défi : analyser le Drive pour gagner en performance
Entreprise très axée sur les données, Acoem s’appuie sur Google Workspace, et en particulier Google Drive et les Drive partagés, pour la collaboration et le partage d’informations. L’utilisation de la solution de Google a été l’occasion de mettre en place de nouvelles actions pour mieux comprendre le comportement des utilisateurs, assurer la sécurité des données et maintenir le contrôle des informations sensibles. Autant de nouveaux défis pour ce spécialiste des solutions de surveillance environnementale.
Les enjeux concrets de cette stratégie, en synthèse :
- Gagner en visibilité sur l’utilisation de Drive : en analysant comment les employés utilisent Drive et les Drive partagés afin d’identifier les risques potentiels et les points à améliorer.
- Renforcer la sécurité des données : en garantissant la conformité aux politiques internes de gouvernance des données et en identifiant des accès trop larges à des documents sensibles ou confidentiels.
- Comprendre les usages de stockage : en obtenant une meilleure compréhension du stockage consommé et des pratiques, afin de rationaliser la gestion des données.
La solution : analyse et visualisation, en parfaite complémentarité
Pour relever ces défis, Acoem a fait le choix de déployer WKS Drive Audit, une solution développée par Devoteam G Cloud. Elle permet d’auditer efficacement et dans des délais courts l’utilisation de Google Drive, My Drive et Shared Drive, au sein d’un domaine Google Workspace.
En moins de 24 heures, WKS Drive Audit a permis d’analyser l’intégralité du Drive de tous les utilisateurs du domaine Acoem, ainsi que tous les Shared Drives. Les données collectées ont ensuite été restituées dans un tableau de bord interactif développé avec Looker Studio, offrant une visualisation claire et intuitive des différents usages relevés.
Appuyée par ces deux solutions complémentaires, Acoem a pu visualiser l’ensemble des partages effectués via une unique interface. Les fichiers partagés en dehors de l’organisation, les niveaux d’accès accordés et les éventuels partages non conformes aux politiques internes ont ainsi pu être rapidement identifiés.
Une flexibilité rendue possible grâce à l’export des données brutes de l’audit vers BigQuery. La puissance de traitement de BigQuery combinée à la flexibilité de Looker Studio ont facilité la création de nouveaux éléments de visualisation et d’analyse. Une solution évolutive et adaptable d’ores et déjà implémentée répondant également aux besoins futurs d’Acoem.
Dans un souci de protection des données, l’environnement BigQuery a été directement mis en place sur la console GCP du client. Une fois l’audit effectué, les données sont in fine stockées dans les systèmes d’Acoem, et ne sont pas conservées chez Devoteam G Cloud.
Résultats : un stockage optimisé pour des données sécurisées et mieux gouvernées
Les bénéfices de l’audit Google Drive d’Acoem se sont avérés significatifs :
- Une sécurité des données améliorée : l’audit a permis d’identifier des cas de partage de fichiers non conformes, tels que l’échange d’informations sensibles avec des comptes Google personnels. Un constat qui a ouvert la voie à des mesures immédiates pour atténuer les risques.
- Une gestion du stockage optimisée : avec l’analyse des schémas de consommation, Acoem a identifié des opportunités d’optimisation dans l’utilisation du stockage, d’amélioration de l’organisation des données et de prévention des stockages non conformes.
- Une information basée sur les données : l’audit a permis à Acoem de comprendre avec précision et exhaustivité la manière dont ses employés utilisent Google Drive. L’analyse a permis d’éclairer la mise en œuvre de ses politiques de gouvernance des données et de façonner ses programmes de formation. Un objectif : promouvoir une collaboration plus sécurisée.
« L’audit a démontré qu’une analyse régulière des partages Drive était essentielle. Cela nous a également amenés à conclure que la classification des données au sein de Drive était indispensable. Les règles de partage doivent nécessairement être cohérentes avec le niveau de confidentialité de la donnée. Si collaborer avec de nombreux distributeurs implique naturellement un partage important en externe, certains fichiers n’ont pas vocation à être partagés. »
Fort du succès de l’audit, Acoem prévoit de mettre en œuvre la classification des données au sein de Google Drive afin d’appliquer des contrôles d’accès plus stricts et de renforcer plus encore la sécurité des données.
Cette approche proactive, associée à une collaboration continue avec Devoteam G Cloud, permettra à Acoem de continuer à tirer parti de la puissance de Google Workspace tout en maintenant les plus hauts standards de sécurité pour ses données.
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