En 2020 y 2021, nos enfrentamos a situaciones atípicas debido a la pandemia de COVID-19. Muchas empresas tuvieron que rediseñar sus procesos, adoptar rutinas de trabajo remotas o híbridas y, en consecuencia, acelerar sus iniciativas de Transformación Digital. En este escenario, herramientas como Google Workspace se han vuelto esenciales.
Google Workspace es una solución innovadora y flexible que ayuda a las personas y a las organizaciones a aumentar la productividad, la comunicación y la colaboración como ninguna otra. En definitiva, reúne los recursos que las empresas necesitan para afrontar los retos actuales y futuros, y se compone de un amplio conjunto de aplicaciones:
A continuación, te presentamos 10 beneficios que explican por qué tu empresa debería apostar por Google Workspace:
Innovación
En Google, la innovación forma parte del ADN. Google Workspace es un producto en constante evolución, lo que significa que las organizaciones que lo adoptan están siempre a la vanguardia de esta tecnología, y su arquitectura garantiza que no haya tiempo de inactividad programado para las actualizaciones. Como ejemplo de innovación, en 2019 Google introdujo más de 200 funciones adicionales en su conjunto de herramientas de Google Workspace.
Escalabilidad
En la actualidad, Google Workspace presta servicio a más de 5 millones de organizaciones en todo el mundo, con varios miles de incorporaciones cada semana, y es un servicio global con una escalabilidad demostrada. Por ejemplo, su servicio de correo electrónico -Gmail- y su servicio de almacenamiento -Google Drive- dan servicio simultáneamente a más de mil millones de usuarios en todo el mundo.
Productividad
El uso de Google Workspace permite a los empleados optimizar su forma de trabajar y colaborar entre ellos, lo que supone una mejora significativa de la eficiencia y la productividad. Las empresas de todo el mundo se enfrentan a una presión creciente para seguir siendo competitivas y satisfacer las necesidades de sus clientes. Google Workspace permite a los equipos compartir ideas al instante, asistir a reuniones a distancia y desde cualquier lugar, colaborar en tiempo real y mucho más. Esta nueva forma de trabajar es posible gracias a las arquitecturas basadas en la nube, que superan las ineficiencias de una forma de trabajar basada en herramientas de productividad aisladas y dependientes del ordenador.
Reducción de costes
Las propuestas de Google son muy rentables. El modelo SaaS de Google Workspace permite el pago por uso, por lo que sólo se paga por el número de usuarios que utilizan la solución, sin tener que escalar el hardware del servidor, el almacenamiento, etc., como suele ocurrir en las soluciones on-premise del cliente. Además, podemos destacar la escalabilidad de la solución de Google, que permite adaptar sus servicios en volumen, al ritmo que solicite el cliente con una simple e inmediata petición. Las soluciones de Google Workspace se actualizan automáticamente. No hay ningún cliente instalado en la estación de trabajo del usuario, por lo que no hay costes para la migración de versiones, para incorporar nuevas funciones o añadir parches, para el mantenimiento o incluso para las actualizaciones de seguridad.
Forrester Consulting llevó a cabo un estudio sobre el Impacto Económico Total (TEI) en el que se examinó el valor que ocho clientes obtuvieron al implantar y adoptar Google Workspace, y se concluyó una tasa de retorno de la inversión en tres años del 331%.
Gestión fácil
Los administradores sólo tienen que configurar los servicios desde la consola de administración o utilizando APIs específicas para ello, sin tener que preocuparse de la infraestructura que los soporta, por lo que el tiempo necesario para realizar cambios en la configuración del entorno es mínimo.
Movilidad
La estrategia de Google puede resumirse en una frase: «100% web: Aplicaciones empresariales que utilizan servicios de Internet y a las que se accede a través de un navegador». Esta capacidad de acceso, desde cualquier dispositivo con un navegador, significa que el usuario no tiene que estar «conectado» a un dispositivo específico. Se les da la libertad de acceder a su información de forma segura, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Además, se proporcionan aplicaciones nativas de Android e iOS para un uso eficiente en pantallas más pequeñas y táctiles.
Mejora de la colaboración con partners
Google Workspace permite colaborar con usuarios internos y externos sin necesidad de una licencia para usuarios externos, simplemente utilizando un navegador. Se obtienen rendimientos muy rápidos cuando hay actividades simultáneas en las que participan muchas personas, por ejemplo:
- Construcción de propuestas, en las que pueden participar equipos que pueden estar en cualquier parte del mundo, ya sea del área comercial, del área técnica, del área jurídica, etc.
- Procesos presupuestarios.
- Publicación de información de cualquier tipo (por ejemplo: precios, acciones, turnos, etc.).
- Procesos de recursos humanos que acercan la organización al empleado: formación, retención del talento, procesos de evaluación, etc.
Evolución y futuro
La plataforma de Google está en constante evolución. Sus funcionalidades se mejoran cada semana, siguiendo un ciclo de desarrollo rápido y ágil que permite a los usuarios y administradores recibir las nuevas características tan pronto como estén disponibles. Esto permite a las empresas estar a la vanguardia de la tecnología sin tener que gestionar su evolución, su implantación o su funcionamiento cotidiano, para que puedan centrarse en sacarle el máximo partido.
Seguridad
Google ha diseñado Google Workspace para cumplir con estrictas normas de privacidad y seguridad online con las mejores prácticas de la industria, ayudando a los clientes a cumplir con las regulaciones. Google ofrece estrictos compromisos contractuales sobre la propiedad de los datos, el uso de la información, la seguridad, la transparencia y la responsabilidad.
Google también se somete regularmente a una serie de auditorías externas. Estos auditores independientes examinan los controles, la infraestructura y las operaciones del centro de datos de Google. Estas auditorías y normas incluyen: SOC1™, (SSAE-16/ISAE-3402), SOC2™, SOC3™, ISO27001, ISO 27017, ISO 27018:2014 y FedRAMP. Además, Google Workspace cumple con la normativa establecida por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y las recomendaciones del Grupo de Trabajo del Artículo 29.
Alta disponibilidad
Cuando se trata de SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio), Google está entre los mejores en cuanto a fiabilidad, ofreciendo un 99,9% de SLA para los servicios.
Google Workspace no tiene tiempos de inactividad programados ni ventanas de mantenimiento y todos sus centros de datos están construidos con infraestructura redundante.
En conclusión, a medida que la mayoría de las empresas se adaptan a la «nueva normalidad», Google Workspace se mantiene al día con las necesidades del mercado, lanzando nuevas funciones que hacen que la colaboración y la comunicación estén más integradas. Esta herramienta es una gran fórmula de productividad para las empresas que quieren trabajar con empleados de todo el mundo y tener éxito en sus objetivos mediante la realización de tareas diarias que se completan más rápido y más cómodamente.
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