¿Ya has oído hablar de Google Vault?
Google Vault es una herramienta de auditoría que compone el paquete G Suite y te permite conservar, retener, buscar y exportar datos para satisfacer las necesidades de archivado y descubrimiento electrónico de tu organización.
Esta funcionalidad está incluida por defecto en los planes Business, Enterprise, G Suite for education y Drive Enterprise sin costes adicionales, pero también puede ser adquirido a parte en el plan Basic por un coste adicional de 4€ por usuario al mes.
¿Quién le puede sacar partido a Google Vault?
Esta herramienta será tu aliada si eres el administrador de las cuentas de Google en tu empresa, ya que te permite tener control de toda clase de información generada por cada usuario que definas.
Vault será tu pieza clave en auditorias internas y también en casos judiciales en los que hagan falta informes sobre la actividad y las acciones por parte de los usuarios.
También es posible acceder a búsquedas, mensajes e histórico de exportaciones de archivos entre otras cuestiones lo que permitirá tener siempre bajo control los documentos de empresa.
¿De qué apps de G Suite puedo sacar información?
Con Google Vault es posible gestionar la información de las siguientes apps:
- Mensajes de Gmail.
- Chats de la versión clásica de Hangouts con el historial activado y chats de Google Talk con el registro habilitado.
- Grupos de Google.
- Archivos en Google Drive.
- Conversaciones de Hangouts Chat con el historial activado.
- Grabaciones de Hangouts Meet.
¿Qué puedo dar a Google Vault?
A esta funcionalidad le puedes sacar partido de diversas formas, tales como (apartado obtenido del blog de G Suite):
- Archivado: puedes establecer reglas de retención para controlar durante cuánto tiempo se conservarán los datos hasta que se eliminen de las cuentas de usuario y de los sistemas de Google.
- Retenciones de datos con fines legales: puedes aplicar retenciones a los usuarios para conservar sus datos de forma indefinida con el fin de cumplir tus obligaciones legales u otros requisitos de retención de datos.
- Búsqueda: puedes buscar datos de tu dominio por cuenta de usuario, unidad organizativa, fecha o palabra clave.
- Exportación: puedes exportar datos para procesarlos y revisarlos con más detalle.
- Informes de auditoría: utiliza los informes de auditoría de Vault para obtener información sobre las acciones que los usuarios de Vault han realizado durante un periodo especificado.
Google Vault es un servicio en la nube, por lo que no hace falta descargar ni instalar ningún tipo de software para sacarle partido.
Muy práctico, ¿verdad?
Si aún no tienes esta funcionalidad activada en tu empresa, ¡Entonces contáctanos y te contaremos más!
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