Przeczytaj, w jaki sposób zaadresowaliśmy zapotrzebowanie na nowoczesną platformę komunikacyjną dla polskiej instytucji naukowej – ICHO.
O kliencie
Instytut Chemii Organicznej Polskiej Akademii Nauk (IChO PAN) jest jednostką naukową kategorii A+ według parametryzacji Ministerstwa Edukacji i Nauki. Według rankingów krajowych IChO PAN jest klasyfikowany na pierwszym miejscu w kategorii instytutów naukowych prowadzących badania w zakresie chemii organicznej oraz na drugim w kategorii badań dotyczących chemii. W 2022 w międzynarodowym rankingu jakości instytucji naukowych, SCImago Institutions Rankings (SIR), IChO PAN zajęło pierwsze miejsce pod względem innowacyjności wśród instytucji naukowych w Polsce oraz dwunaste w rankingu ogólnym w zestawieniu SIR.
Wyzwanie
Przed podjęciem współpracy z Devoteam Poland w ramach wdrożenia technologii i usług Google Workspace, Instytut Chemii Organicznej PAN eksploatował rozwiązanie Zimbra. Wymagało ono większych nakładów pracy przy administrowaniu oraz zarządzaniu uprawnieniami dla użytkowników. Instytut w ramach prowadzonych projektów, badań jak i prac administracyjnych eksploatował odrębny system dostępu i pracy na dokumentach. W ograniczonym stopniu rozwiązanie umożliwiało dobór kanałów komunikacji do różnych celów oraz praktyk zespołów IChO.
Cel
Celem projektu było ujednolicenie platformy komunikacyjnej, rozszerzenie funkcjonalności związanych z komunikacją przez chat dla zespołów często komunikujących się na co dzień, sesje online dla komunikacji wewnętrznej jak i związanej z promocją Instytutu, zarządzanie bezpieczeństwem danych oraz standaryzacja procesów pracy grupowej na dokumentach. Istotną przesłanką za podjęciem projetu była analiza kosztów przedsięwzięcia uwzględniająca także szkolenie dla administratorów jak i migrację archiwum danych z Zimbra.
Rozwiązanie
Rozwiązanie jakie zostało zastosowane to Google Workspace for Education. Migracja danych została wykonana za pomocą narzędzia GWMME przez inżynierów Devoteam G Cloud.
Jednym z głównych rozwiązań jakie potrzebował klient była możliwość centralnego zarządzania wszystkimi kontami użytkowników jak i zarządzanie bezpieczeństwem danych i to zostało zaspokojone konsolą administracyjną Google Workspace. Dodatkowym rozwiązaniem jakie klient potrzebował to ujednolicenie stopek e-mail oraz zastosowanie ich centralnie dla wszystkich użytkowników domeny. To rozwiązanie zostało wykonane przez inżynierów Devoteam G Cloud za pomocą narzędzia GAM. Kolejne rozwiązanie, które zaspokoiło potrzeby szybkiej komunikacji użytkowników wewnętrznych to Google Chat. Rozwiązania Docs, Sheets oraz Slides zaspokoiły natomiast potrzebę pracy grupowej na dokumentach. Istotną rolę odegrał również Google Drive gdzie Instytut mógł stworzyć Shared Drives i udostępniać tam zasoby niezbędne do codziennej pracy oraz inną dokumentację związaną np. z różnymi badaniami wykonywanymi przez Instytut oraz kontrolować bezpieczeństwo udostępniania danych.
Końcowym rozwiązaniem dla klienta było przeprowadzenie przez Devoteam G Cloud szkoleń dla administratorów z użytkowania konsoli administracyjnej i zarządzania bezpieczeństwem danych oraz szkoleń dla użytkowników z wykorzystywanych narzędzi pakietu Google Workspace for Education.
Dzięki profesjonalizmowi i koleżeńskiemu podejściu Devoteam G Cloud, ogromny jak nam się wydawało w skali naszego Instytutu projekt został wykonany bardzo sprawnie i w zaskakująco krótkim czasie. Kompleksowa obsługa zarówno w trakcie jak i po wprowadzeniu Google Workspace, szkolenia oraz wsparcie jakie otrzymaliśmy nie pozostawiło wątpliwości, że Devoteam to był najlepszy wybór.
Rezultaty
- Bezstratne przeniesienie wszystkich kont mailowych oraz ich zawartości z ustalonego wcześniej okresu.
- Znaczne ułatwienie w zarządzaniu sporą grupą użytkowników.
- Zwiększone bezpieczeństwo dzięki naprawdę solidnemu filtrowaniu wiadomości spam oraz podwójnej autoryzacji.
- Zapewnienie ciągłego dostępu do poczty – która jest jednym z głównych narzędzi pracy Instytutu, bez obawy o awarie serwerów czy sieci elektrycznej.
- Łatwe tworzenie repozytoriów dokumentów, materiałów szkoleniowych itp. Co znacznie ułatwiło dostęp do nich dla dużej grupy zainteresowanych.
- Uzyskanie dzięki Google Workspace wachlarza użytecznych i prostych w obsłudze narzędzi, który jest dostępny dla każdego użytkownika.
- Ułatwienie w dostępie do poczty przez urządzenia mobilne oraz poza Instytutem.
Szukasz podobnego rozwiązania dla Twojej firmy? Zapraszamy do kontaktu.
