Długie godziny pracy nad prezentacją przepadły, bo z jakiegoś powodu Twój laptop się zawiesił, a zmiany nie zostały zapisane? Twoja skrzynka odbiorcza jest przepełniona i nie możesz odnaleźć ważnego e-maila, na którego musisz odpowiedzieć? Walka z technologią przy naprawianiu usterek przyprawia Cię o ból głowy i wyprowadza Cię z równowagi? Jeśli te problemy brzmią znajomo, to koniecznie czytaj dalej.
Artykuł napisany przez Charlotte Pletinckx, Project & Change Manager w Devoteam G Cloud Benelux
W mojej poprzedniej pracy czasami traciłam głowę z powodu błahostek, które znacznie wpływały na moją produktywność i dobre samopoczucie w pracy, ale udało mi się znaleźć rozwiązanie. Odpowiednie użycie właściwych narzędzi sprawi, że unikniesz tych problemów.
Jeszcze trzy miesiące temu Google Workspace był dla mnie zupełnie nowy, jednak intuicyjność Gmaila, plików i Dysku sprawiły, że dość szybko zostałam ekspertem w użyciu tych narzędzi. Pozwól, że przeprowadzę Cię przez 5 funkcji Google Workspace, które odmieniły moją pracę.
Na samym początku tej podróży odłóż na bok wszystkie obawy związane z obsługą połączenia VPN i zapamiętywaniem wielu haseł. W Google Workspace ten problem nie istnieje, a jedyne czego potrzebujesz to połączenie internetowe i konto Google.
Pierwszy przystanek na naszej wycieczce: Koniec z ręcznym zapisywaniem zmian
Zdarzyło Ci się stracić dane w wyniku zanikającego połączenia internetowego, awarii sprzętu lub omyłkowych kliknięć? To już przeszłość. Google Workspace automatycznie i od razu zapisuje wszystkie zmiany, które naniesiesz w plikach znajdujących się na Dysku.
Drugi przystanek: Etykietowanie w Gmailu
Przez wiele lat pracowałam z folderami i flagami, ale bez względu na to, jak bardzo się starałam, moja skrzynka odbiorcza zawsze była przepełniona i trudna do organizacji. Teraz używam „etykiet”.
Etykieta to tag, który można dodać do otrzymanej lub wysyłanej wiadomości e-mail lub do dowolnego wątku w skrzynce odbiorczej. Różnica między etykietami a folderami jest taka, że do jednej wiadomości można zastosować więcej niż jedną etykietę, co jest kluczowe w uporządkowaniu skrzynki odbiorczej.
Trzeci przystanek: Komentarze
W mojej poprzedniej pracy zajmowałam się koordynacją prezentacji. Niestety ta praca często przypominała walkę, ponieważ każdy z pracowników nanosił zmiany i komentarze oddzielnie w osobnej wersji pliku. Na koniec musiałam znaleźć nie tylko wszystkie maile ze zmianami, ale jeszcze połączyć 3, 4, a nawet 5 różnych wersji tego samego dokumentu.
W Google Workspace dodawanie komentarzy zarówno w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach nie tworzy przeszkód, a ułatwia współpracę. Napisanie notatki, sugestii lub pytania przez jedną osobę z zespołu będzie widoczne dla wszystkich w jednym dokumencie edytowalnym online. Dzięki temu użytkownicy mogą komunikować się bezpośrednio i na bieżąco na temat określonych partii dokumentu bez konieczności dołączania kolejnych wersji pliku do wiadomości e-mail lub na czacie.
Czwarty przystanek: Funkcja “Przeglądaj”
Przycisk Przeglądaj na Dysku Google pozwala na szybkie odnalezienie i dostęp do plików na Dysku, informacji w wyszukiwarce Google i obrazach. Wszystko to bezpośrednio z otwartego Dokumentu, Arkusza czy Prezentacji.
Przycisk Przeglądaj wykorzystuje uczenie maszynowe do przewidywania Twoich potrzeb podczas tworzenia treści i wyglądu plików. Zamiast otwierania kolejnej karty przeglądarki, która prawdopodobnie doprowadzi Cię do zabawnego filmu o kotach, a nie koniecznie do zdjęcia pasującego do Twoich treści, możesz przeszukać sieć i dysk prosto z otwartego pliku. Google pomoże Ci się skupić na tym, co ważne.
Ostatni przystanek: Wyszukiwarka
Podczas mojego pierwszego dnia w Devoteam G Cloud mój przełożony poprosił mnie o użycie funkcji „Szukaj w”. Pomyślałam „No tak, w Google chodzi tylko o wyszukiwanie”, ale jednocześnie zauważyłam, że ta funkcja nigdy nie działa, jeśli chodzi o znalezienie folderu lub dokumentu. Myliłam się! Musiałam przestać myśleć o wyszukiwaniu plików w tradycyjny sposób – przeszukując foldery, a zacząć myśleć o dysku jak wyszukiwarce. Teraz codziennie oszczędzam czas dzięki funkcji wyszukiwania, która działa zarówno w Gmailu, jak i na Dysku Google.
Pracuję przy pomocy Google Workspace dopiero trzy miesiące, ale mogę już śmiało powiedzieć, że nigdy nie byłam tak produktywna i zrelaksowana jak teraz, mimo że uczyłam się tego narzędzia od zera. Etykiety, przycisk Przeglądaj i wszystkie inne funkcje sprawiają, że nie muszę niepotrzebnie tracić energii, a na koniec dnia po prostu beztrosko wyłączam laptopa.
Jeśli Twoja ciekawość została rozbudzona i chcesz dowiedzieć się więcej o Google Workspace, skontaktuj się z nami, a nasz zespół z przyjemnością pomoże Ci przenieść Twój poziom produktywności na nowy poziom.
{{cta(’28821037-c076-4df5-9f61-e797fc340964′)}}
